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Erfolgsstorys

Mit GEBman zum Erfolg

Ob im öffentlichen Bereich oder in der Privatwirtschaft, heute arbeiten über 500 Unternehmen und über 10 000 Anwender mit Softwarelösungen aus dem Hause KMS. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick zu unseren Kundensegmenten und den jeweiligen Lösungen. Durch die hohe Flexibilität sind auch darüber hinausgehende, speziell angepasste Branchenlösungen möglich!

Gern stellen wir Ihnen Kontakte zu GEBman Referenzkunden der verschiedensten Unternehmen aus Industrie, Handel oder aus Kommunen zur Verfügung.

Bitte sprechen Sie uns an.

Weitere Referenzen finden Sie auch auf den Webseiten unserer Partner.

Öffentliche Verwaltung

Vom Papierplan zum zeitgemäßen Managementsystem

Seit 2006 nutzt die Stadtverwaltung Plauen die Software GEBman für die Verwaltung von Gebäuden, Liegenschaften und Technische Gebäudeausrüstung. Mit dem ersten Pilotprojekt „Rathaus“ konnten bereits seit Ende 2006 Mieter, TGA, EDV-Anlagen, Zählerstände und Sicherheitseinrichtungen verwaltet und ausgewertet werden. Viel ist seitdem geschehen. Die zum Eigentum der Stadt gehörenden rund 380 Gebäude und 5.400 Flurstücke sowie Geräte und Inventar, sind mittlerweile in GEBman erfasst. So entstand – und entsteht weiterhin – ein komplexes zentrales Auskunftssystem für den gesamten Eigenbetrieb Gebäude- und Anlagenverwaltung der Stadt Plauen.

Klein anfangen, Großes bewältigen

Durch die Einführung der Doppik war im Jahr 2012 in der Stadtverwaltung Markranstädt die Einrichtung eines modernen Gebäudemanagements notwendig geworden.

Für die Energie-Medien Wärme, Strom und Wasser wurde in GEBman pro Gebäude eine Zählerstruktur hinterlegt. Per Web-Übertragung werden einzelne Zähler über eine MUC-Box automatisch ausgelesen. Außerdem können Hausmeister der Kommune per Smartphones bzw. Laptop weitere Zähler direkt vor Ort mobil erfassen. Das spart viel Zeit und Aufwand gegenüber der früheren Verfahrensweise. In GEBman sind jetzt schnelle Energie-Auswertungen mit grafischen Übersichten möglich. Es können Vergleiche zu den Vorjahren angestellt werden, Unregelmäßigkeiten im Energieverbrauch werden umgehend identifiziert und behoben.

Viele Abläufe sind seit Einführung der Software vereinfacht worden. Einer der größten Vorteile ist die Zentralisierung der Informationen und die Normierung der Such- und Eingabeprozesse. Es gibt gemeinsame Kataloge und ein für alle einheitliches Bezeichnungsprinzip. Bisher verstreut an allen Arbeitsplätzen, ist jede benötigte Auskunft jetzt sofort auffindbar.

Schritt für Schritt zum EDV gestützten Instandhaltungsmanagement

45 bebaute Liegenschaften, darunter Kitas, Sport- und Freizeiteinrichtungen, Bildungs- und Kultureinrichtungen, Verwaltungsgebäude, Altenwohnheim und Seniorenzentrum, betreut das Städtische Immobilienmanagement mit elf Mitarbeitern und drei Hausmeistern.

Angewendet werden die Produkte ProOffice Gebäudemanagement und Vertragsmanagement (zur Bearbeitung von Vertrags-Laufzeiten oder Fristen für Vermietung). Insbesondere für das Störmeldungsmanagement, aber auch zum Aufbau einer TGA-Struktur und für die Überwachung der regelmäßigen Wartungs- und Prüfungspflichten, wird das Modul Instandhaltung eingesetzt. Möbel und Geräte können mithilfe der Inventarverwaltung erfasst und bearbeitet werden. Für ein Klimaschutzkonzept, das in nächster Zeit entstehen soll, wird das Produkt Energiemanagement zum Einsatz kommen.

GEBman in der Gemeinde Gattendorf

Die österreichische Gemeinde Gattendorf im Burgenland nutzt GEBman, um Ausgaben den verschiedenen Nutzungsbereichen zuzuordnen, z.B. der Verwaltung, den wirtschaftlichen Betrieben, der Abfallentsorgung oder verschiedenen Beteiligungen und Verbänden. Nicht zugeordnete Kosten sind verlorene Kosten, welche die Verwaltungsabteilung belasten. Gerade in Bereichen, die über Gebühren finanziert werden, ist Transparenz extrem wichtig. Sogar die Mitarbeiterkosten werden, mittels Zeiterfassung mit GEBman, den jeweiligen Abteilungen zugeteilt.

Als großer Zusatznutzen haben sich nach einigen Jahren die in der Historie gespeicherten Daten als unerlässliche Basis bei der Budgeterstellung erwiesen. Zusätzlich kann dem Gemeinderat jederzeit Auskunft über die geleisteten Tätigkeiten der Mitarbeiter gegeben werden. Die Mitarbeiter erfahren so eine erhöhte Wertschätzung von den Gemeindevertretern.

Die in GEBman Instandhaltung dokumentierten Maßnahmen liefern jederzeit Auskunft bezüglich der Einhaltung von Betreiberpflichten als Nachweis über den ordnungsgemäßen Betrieb der Gemeindeanlagen.

Kleine Projekte werden über Maßnahmen abgearbeitet, was die Zusammenarbeit zwischen den Politikern und den Verwaltungsbeamten wesentlich erleichtert und das notwendige Maß an Transparenz schafft.

Aktuell steht die Umstellung von der Kameralistik zur Doppik auf dem Programm. Viele der bereits gespeicherten Daten sind hierbei eine große Hilfe. Durch die Einfachheit der Benutzeroberfläche ist es möglich gewesen, in kurzer Zeit Praktikanten mit der Eingabe von Daten zu beauftragen. Diese Daten ersparen nun eine Menge von Kosten.

Immobilien- verwalter

Neue Herausforderungen brauchen neue Wege

2009 wurde nach einer FM-Software gesucht, die wichtige Bausteine – Mietmanagement, technische Überwachung und Instandhaltung – unter einem Dach zusammenfasst. Bei der Größe des Unternehmens war kein „riesengroßes SAP“ gefragt. Vielmehr ein System, das sich genau auf die eigenen Anforderungen anpassen lässt.

Technische Geräte werden mit Lebensdauer und Einbauzeitraum in das System aufgenommen. Dies ermöglicht eine „vorausschauende Instandhaltung“: Wie alt sind die Geräte? Welche Defekte könnten demnächst auftreten? Welche Wartungsarbeiten werden notwendig? GEBman gibt darüber Auskunft auf Knopfdruck.

Mit „Instandhaltungsmanagement vom Schreibtisch aus“ werden zusätzlich Zeit und Wege gespart. Vieles kann jetzt schneller ohne Vor-Ort-Besichtigung geklärt werden. Die Software sichert darüber hinaus eindeutige Angaben über Standorte und Geräte, wo früher noch manchmal das richtige Gerät gesucht werden musste.

Wissen verfügbar machen

Die LGH Leipziger Gewerbehof GmbH & Co. KG ist Eigentümer (Bestandshalter) von Gewerbezentren in Leipzig und vermietet moderne Gewerbeflächen. Gefördert werden vor allem kleine und mittelständische Unternehmen. Seit 2010 verwaltet die LGH ihre Immobilien mit der Gebäudemanagementsoftware GEBman. Beratend unterstützt wird das Projekt durch den GEBman Vertriebspartner Systemhaus F&E-Soft Ulrich Fechner aus Leipzig.

Kaufmännische Prozesse werden mit einer auf das Unternehmen angepassten Verwaltungssoftware inklusive Buchhaltung abgebildet. Daneben gibt es jedoch eine Vielzahl von Prozessen und Informationen, welche sich so nicht abbilden lassen, bzw. die bisher dezentral in Listen, Aktenordnern oder händisch verwaltet wurden. Diese Prozesse zusammenzuführen und somit Wissen auch für Vertretungen oder nachfolgende Mitarbeiter verfügbar zu machen, sichert nun die Facility Management Software GEBman.

Durch das Digitalisieren von Grundrissen lassen sich Mietverträge bzw. Mietbereiche verorten und weitere raumgebundene Prozesse visualisieren. Das ermöglicht gerade bei einer flexiblen Vermietung eine gute Übersichtlichkeit. Die Abbildung der Geräte- und Anlagenstruktur der Gebäude ist logisch und übersichtlich. Wartungsprotokolle als auch anstehende Wartungstermine können in GEBman direkt am Gerät abgerufen werden. Die Zählerverwaltung und -verortung erleichtert die strukturierte Erfassung und Dokumentation von Verbräuchen unterschiedlichster Medien.

 „GEBman erfasst alle wesentlichen Arbeitsprozesse rund um die Immobilie und unterstützt uns mit vielen bisher dezentral abgelegten bzw. nicht erfassten Informationen. Insbesondere erleichtert uns die Arbeit mit Grundrissen den Aufwand für Angebote und Mietverträge deutlich. Durch Wartungsstrategien wird die Einhaltung von vertraglichen und nichtvertraglich gebundenen Wartungsfristen überwacht.“, lobt Objektmanager Stefan Förster. „Das Feedback aus der Immobilienpraxis hat in den letzten Jahren auch zu einer stetigen Weiterentwicklung des Programms geführt.“

Ferienhotels verwalten mit GEBman

Alle Daten sind in GEBman vereint an den Arbeitsplätzen von über 40 Mitarbeitern sowie zehn Externen zugänglich. Diese können – je nach Aufgabenbereich – auf die entsprechenden Informationen sofort zugreifen. Genutzt wird das System zum Management von Gebäuden, zur Verwaltung der Instandhaltungsaufgaben und der Verträge, zum Reservierungs-, Projekt- und Mietmanagement. Mit GEBman können Abläufe nun besser verdeutlicht und nachvollziehbar gemacht werden, alle Angaben sind nur einmal im System vorhanden, jeder Mitarbeiter greift auf den aktuellsten Datenstand zu.

Deutlich bemerkbar macht sich die höhere Professionalität des Facility Managements mithilfe von GEBman: Arbeitsabläufe sind einheitlich geregelt, kein Detail kann vergessen werden. Mit der Software als Schnittstelle für operatives und strategisches FM ist eine ganzheitliche Abbildung der Immobilien möglich. Nach einer internen Studie können bis zu 2,5 % der Personalkosten durch Zeitersparnis bei Haustechnikern eingespart werden.

Karitative und medizinische Einrichtungen

Gemeinsam zum Erfolg

Um die vielfältigen Aufgaben mit den vorhandenen Mitarbeitern bewältigen zu können und sich der Hauptaufgabe – der Patientenpflege – widmen zu können, kommt neueste Technik zum Einsatz, die im Unternehmen immer mehr Zeit, Geld und Verwaltungsarbeit einspart. Seit 2007 arbeitet das HB mit dem Dresdner Softwarehaus KMS Computer GmbH zusammen, dessen Software GEBman für die Verwaltung der Gebäude und technischen Anlagen genutzt wird.

Den GEBman Servicedesk kann jede Mitarbeiterin vom PC aus auf den Stationen nutzen, um Servicemeldungen, z. B. für erforderliche Reparaturen, an die Technik-Abteilung aufzugeben. Doppelmeldungen werden vermieden, weil jeder die Meldungen der eigenen Abteilung einsehen kann. Obgleich nicht jede Mitarbeiterin vertraut im Umgang mit Computer oder der Software ist, können Aufträge so viel schneller und einfacher als früher in Gang gebracht werden. Dieses Vorgehen spart Zeit und Anrufe. 

GEBman - der dritte Mitarbeiter

Die 17 Liegenschaften werden von zwei Mitarbeitern verwaltet. GEBman, so Geschäftsführer Werner Ludwigs-Dalkner, spart so viel Zeit wie eine dritte Vollzeitstelle, um die vielfältigen Aufgaben im Instandhaltungs- und Liegenschaftsmanagement zu organisieren. Alle Liegenschaften sind im Programm hinterlegt, inklusive des Inventars. Das Inventar muss 40 verschiedenen Kostenstellen in der Buchhaltung zugeordnet werden. Dank Barcodes funktioniert dies jetzt schnell und einfach. Auch Inventuren sind keine endlose Aufgabe mehr.

„Das Kerngeschäft, die Arbeit mit behinderten Menschen, steht im Mittelpunkt. Periphere Arbeiten müssen funktionieren und dürfen nicht zusätzlich Zeit kosten.“, meint Herr Ludwigs-Dalkner. GEBman gewährleistet dies zur Zufriedenheit aller im Unternehmen.

Richtige Planung ist entscheidend

Für die Verwaltung der 47 Liegenschaften und dazugehörigen Gebäude des Verbandes, die ca. 400 technische Anlagen und über 100 Fahrzeuge umfassen, wurde eine Facility-Management Verwaltungssoftware erworben, um die aufwändige Akten- und Excel-Verwaltung abzulösen.

Inzwischen ist die Grunddatenerfassung abgeschlossen, die Barcodes für die technischen Geräte nahezu komplett vergeben. „Heute ist der Nutzen deutlich erkennbar, dies hätten wir mit der herkömmlichen Arbeitsweise nie erreichen können.“, meint Herr Vatter. „Die Sucherei hat endlich ein Ende.“ Alle benötigten Informationen sind per Mausklick jetzt online verfügbar. Prozesse und Daten wurden durch die neue Struktur in GEBman viel übersichtlicher.

GEBman bei pro mente Reha im Sonnenpark Neusiedlersee

Die pro mente Reha GmbH ist eine medizinisch-psychiatrische Rehabilitationseinrichtung für Menschen mit psychischen Erkrankungen.

Nach der Inbetriebnahme der pro mente Reha Sonnenpark Neusiedlersee in Rust (Österreich) gab es eine Vielzahl von Verpflichtungen für die Mitarbeiter der Haustechnik. Um Übersicht und Rechtsicherheit zu gewährleisten, entschied man sich, GEBman als FM-Softwarepaket zu implementieren. Dabei wird GEBman Gebäudemanagement zur Dokumentation von Raumdaten eingesetzt, die als Basisdaten für Benchmarks herangezogen werden. Die Daten dienen außerdem als Basis für Ausschreibungen.

GEBman Instandhaltung wird hauptsächlich für Wartungen, Inspektionen und Prüfungen verwendet. Nachweise für Überprüfungen durch die sanitätsrechtliche Behörde, den Kanalbetreiber oder andere Partner und Behörden sind damit in kurzer Zeit erstellt. Anhand der in GEBman Instandhaltung belegten Maßnahmen können schnell fundierte Aussagen getroffen werden. Mitarbeiterunterweisungen und Brandschutzbegehungen werden ebenfalls als Maßnahmen dokumentiert.

Alle Daten sind gleichzeitig Basisdaten für die Budgetierung und mittelfristige Investitionsplanung.

In der Gewährleistungsverfolgung hat GEBman entscheidend zur Kostenreduktion beigetragen.

Als nächster Schritt ist die Einführung eines Ticketsystems mit dem Service Desk geplant. Hierbei wird eine bessere Transparenz in den Prozessen der Störungsbehebung erwartet.

Industrie und Gewerbe

Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit

Der Name Nanu-Nana ist bekannt als Filialunternehmen für Geschenkartikel und Wohnaccessoires.  Das Unternehmen verwaltet über 300 Filialen in Deutschland, Österreich, Tschechien und Polen.

Die Software GEBman wird dazu seit 2009 eingesetzt. Das System beinhaltet und erfasst alle für die Filialen relevanten Arbeitsprozesse und Informationen im Bereich Mietwesen sowie im Wartungs-, Instandhaltungs- und Maßnahmenmanagement.

„Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit waren für uns – neben dem Kostenaspekt – von hoher Priorität. Mit GEBman haben wir alles in einem System gefunden.“, so Cäcilia Hoppe, stellv. Leiterin für Expansion bei Nanu-Nana.

„Am meisten schätzen wir die Benutzerfreundlichkeit. GEBman ist übersichtlich und lässt sich von jedem Mitarbeiter ohne große Einarbeitungszeit fast selbsterklärend bedienen. Dadurch erleichtert es zum einen die tägliche Zusammenarbeit mit den Filialen, Dienstleistern, Vermietern usw., aber auch die wichtige Fristen- und Terminüberwachung erheblich. Das Unternehmen KMS ging von Anfang an auf unsere Anforderungen und Wünsche ein, und gemeinsam wurde in kürzester Zeit ein für unsere Bedürfnisse ausgearbeitetes  System bereitgestellt.“ 

Forschung und Bildung

Passendes Teil im Daten-Puzzle

Seit fast 10 Jahren arbeitet das Dezernat Liegenschaften und Technik mit dem CAFM-System GEBman der Firma KMS Computer GmbH aus Dresden.

„JULIfm ist tägliches Handwerkszeug für uns. Es dient als Informationssystem, als Grundlage für Entscheidungen und unterstützt Prozesse. Die Fachanwendungen sind an die speziellen Strukturen und Anforderungen der Universität angepasst“, sagt Dipl.-Ing. Rainer Botsch, Leiter des Sachgebietes CAFM/Dokumentation. „Die Anpassungsfähigkeit ist ein riesengroßer Vorteil, man kann große Teile des Customizing, beispielsweise das Einrichten zusätzlicher Felder, selbst übernehmen und eigene Berichte generieren. GEBman kann so individuell angepasst werden. Dies wird von allen Anwendern sehr geschätzt."

Infrastruktur- betreiber

Prozesse mit ProOffice individuell abbilden

Der Zweckverband Wasserversorgung und Abwasserbeseitigung für Städte und Gemeinden des Landkreises Saalfeld-Rudolstadt (ZWA Saalfeld-Rudolstadt) betreibt seit 1993 die Wasserversorgungs- und Abwasserentsorgungseinrichtungen der 15 Mitgliedsgemeinden.

Schon 2002 wurde das Potential einer GIS-basierten Lösung für die verschiedenen Aufgabenbereiche erkannt. Dabei wurden neben Standardwerkzeugen auch Eigenentwicklungen eingesetzt, welche einen hohen Integrationsgrad in die IT-Landschaft des ZWA aufwiesen.

Im Zuge der Weiterentwicklung von IT- und GIS-Technologie wechselte das Unternehmen 2012 zu ArcGIS-basierten Lösungen. Nach der Migration in die Systemlandschaft ArcGIS, ArcFM UT, WebOffice und ProOffice wurden weitere ergänzende Anwendungen konzipiert und umgesetzt. Dabei bietet insbesondere ProOffice zukunftsorientierte Möglichkeiten, um betriebliche Prozesse individuell abzubilden. Mit ProOffice kann flexibel und schnell auf neue oder weitergehende Anforderungen reagiert werden.

Die Bereitstellung der Eigentumsinformationen aus ALKIS erfolgt als Karte über die eingesetzten GIS-Clients in Verbindung mit ProOffice Alkis-Buch für die Buchdaten.

Über Kartendienste, welche mit ProOffice verknüpft sind, werden innerhalb des Intranets Arbeitsprozesse abteilungsübergreifend betrachtet und vereinfacht. Somit sind Informationen transparenter, Mehrfacherfassungen werden vermieden.

Neben den Standardaufgaben eines GI-Systems, Bestands- und Netzdokumentation, entstand so ein Informationssystem, welches viele Aufgabengebiete abdeckt und auch weiterhin ein Hauptwerkzeug zur Digitalisierung von Arbeitsprozessen darstellen wird.

Neben der Leistungsdokumentation zur Erfassung von Schäden und Aufträgen, sind Kleinkläranlagen, Indirekteinleiter und versiegelte Flächen als Grundlage für das Gebührensplitting, wichtige Fachanwendungen in ProOffice, welche alle mit der entsprechenden Grafik verknüpft sind.

Das Erstellen von Berichten, Auswertungen, Serienbriefen, Excel-Exporten, Maßnahmen und viele weitere Funktionen sind heute schon Standard und werden permanent weiter ausgebaut.

Kontakt

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     Wittenberger Straße 116

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